クリニックの書類業務を効率化する5つの方法

訪問診療クリニックでは、日々の診療に加えて、多くの書類業務が発生します。
診療報酬請求（レセプト）、診療情報提供書、主治医意見書、施設・家族向けの各種文書など、在宅医療特有の書類対応に追われている現場も少なくありません。

「診療後に書類が山積みになっている」
「医師や事務スタッフの残業が常態化している」

こうした課題を放置すると、スタッフの疲弊や離職、ひいては診療の質低下にもつながります。

本記事では、訪問診療クリニックの現場に即した「書類業務を効率化する5つの方法」を紹介します。 人を増やさずに改善したいクリニックでも実践しやすい視点を中心に解説します。

書類業務が非効率になる大きな原因の一つが、業務の属人化です。

• 誰がどの書類を担当しているのか曖昧
• 特定のスタッフしかやり方を知らない
• 算定項目を満たした記載になっているかわからない

訪問診療では突発対応も多く、属人化が進むほど現場は回らなくなります。
まず取り組むべきは、書類業務の全体像を整理することです。

• どの書類が、どのタイミングで発生するのか
• 作成・確認・提出・保管の流れ
• 医師・看護師・事務の役割分担

これらを洗い出し、簡単な業務フローとして「見える化」するだけでも、無駄や重複が明確になります。
訪問診療は文書作成が多いからこそ、
「通常時の型」を決めておくことが、効率化の土台となります。

訪問診療クリニックで扱う書類の多くは、内容が似通っています。

• 診療情報提供書
• 施設向けの定期報告書
• 主治医意見書の定型部分

それにもかかわらず、毎回文章を考え直していると、時間も労力もかかります。
そこで有効なのが、書類のテンプレート化です。

• よく使う文言をあらかじめ登録する
• 選択式・差し込み式にする
• 表現のばらつきをある程度統一する

テンプレートを整備することで、
 「考える時間」「書き直し」「確認作業」を大幅に削減できます。
特に訪問診療では、診療後の限られた時間で書類を仕上げる必要があるため、
すぐ使えるテンプレートの有無が業務効率を大きく左右します。

電子カルテを導入していても、設定や運用が現場に合っていなければ、書類業務は減りません。
訪問診療クリニックでは、次のような課題がよく見られます。

• 在宅医療特有の情報が入力しづらい
• 書類作成とレセプトが連動していない
• 手入力が多くミスが起きやすい

こうした状態では、システムのメリットを十分に活かせていません。
重要なのは、
 「訪問診療で使う前提」で設定や運用を見直すことです。

• 訪問先（居宅・施設）ごとの管理
• 月単位・包括算定を意識した入力
• 書類作成と請求業務の連携

導入時だけでなく、定期的に設定を見直すことで、
書類作成の手間やミスを着実に減らすことができます。

訪問診療クリニックでは、医師が書類業務を抱え込みすぎているケースが少なくありません。
医学的判断が必要な部分は医師の役割ですが、

• 書類の下書き
• 転記や形式チェック
• 書類の管理・整理

といった作業まで医師が行う必要はありません。

効率化のポイントは、
「医師でなければできない業務」と「それ以外」を明確に分けることです。

事務スタッフが下準備を行い、
医師は確認・判断に集中する。

この役割分担ができるだけで、
医師の負担は軽減され、診療の質向上にもつながります。

すべての書類業務を院内で完結させようとすると、
人手不足や残業増加は避けられません。
訪問診療クリニックでは特に、

• レセプト業務
• 定型的な書類整理
• 繁忙期の業務補助

といった領域は、外注・代行との相性が良い分野です。

外注はコストがかかると思われがちですが、

• 採用・教育にかかる負担
• ミスによる修正工数
• スタッフの疲弊

を考慮すると、結果的に院内リソースを守れるケースも多くあります。

「すべて自前でやらない」という選択が、
 訪問診療クリニックの持続的な運営につながります。

「Okitell365」は、在宅医療専門の事務代行サービスとして、業界では10年以上の長い歴史と実績を誇ります。

書類発送業務の負担を人員の増加で対応しようとすると、人材の採用や準備などに多くの労力を必要としますが、「Okitell365」を導入することで、業務開始がスムーズに進み、診療業務に専念できる環境を整えることができます。書類発送業務をアウトソーシングすることで、業務負担が軽減され、より多くの患者さまに対応できるようになり、患者さまの満足度の向上にも貢献します。

クリニックの開業から安定運営まで全面的にサポートを行うことができますので、ぜひ「Okitell365」をお役立てください。

導入事例

実際にOkitell365の書類代行サービスを導入され、業務効率アップを実現されたお客様の事例をご紹介いたします。

医療法人社団絆会様｜診療に集中できる環境を実現

医療法人社団絆会様は、アウトソーシングサービスをうまく利用することで、書類業務の生産性を向上させることに成功しました。その結果、削減された分ほかの業務に時間を使うことができるようになり、全体的な効率もアップ。
詳しいインタビューはこちらから

訪問診療クリニックにおける書類業務の効率化は、
単なる時短ではなく、診療体制そのものを守るための取り組みです。

• 業務を整理し、属人化を防ぐ
• テンプレートで作成時間を減らす
• システムを現場に合わせる
• 役割分担を明確にする
• 外部リソースを活用する

この5つを意識することで、
 無理なく、着実に書類業務を改善していくことができます。