訪問診療クリニックの電話対応業務を効率化する4つの方法

訪問診療クリニックでは、電話対応は日常業務の中で大きな割合を占めます。患者さんやご家族からの予約確認や訪問スケジュールの調整、問い合わせ対応など、業務の種類も多岐にわたります。少人数の事務スタッフで運営しているクリニックでは、電話対応によって業務が中断され、効率が低下してしまうことも少なくありません。

そのため「電話対応をもっと効率化できないだろうか」と悩む院長・事務長も多いでしょう。本記事では、電話業務を効率化すべき理由と具体的な方法を解説します。

スタッフの業務中断を防ぐ

電話対応があるたびにスタッフは作業を中断しなければなりません。訪問診療クリニックでは、カルテ作成、保険請求、訪問スケジュール調整など、集中を要する作業が多く、頻繁な中断は生産性の低下につながります。特に事務スタッフが少人数で兼務している場合、電話対応が業務のボトルネックになることもあります。

聞き間違いや伝達ミスを防止できる

電話は口頭でのやり取りになるため、患者情報や訪問日時、医師の指示など重要な内容を聞き間違えるリスクがあります。伝言が複数の担当者を経由すると情報の抜け漏れも起こりやすく、結果として患者対応の質が低下することがあります。電話業務を効率化することで、こうしたヒューマンエラーを防ぎやすくなります。

患者満足度の向上につながる

患者や家族からの問い合わせに迅速かつ正確に対応できることは、信頼関係の維持に直結します。特に訪問診療では夜間や休日の問い合わせも発生しやすく、対応が遅れることで不安を招く可能性があります。電話業務の効率化により、即時対応や正確な情報伝達が可能となり、患者満足度向上に寄与します。

コスト削減・人員負荷を軽減できる

電話対応専任スタッフを院内で雇用する場合、人件費や教育コスト、通信設備の管理などが必要です。電話業務を効率化すれば、必要な人員やコストを最小化でき、変動する電話量に柔軟に対応できる体制を整えられます。

テレワークや訪問中でも業務が滞らない

最近ではテレワークや訪問先での業務が増えている中、電話対応が滞ると業務全体に影響します。効率化により、クラウドを活用した情報共有や、外部サービスとの連携で、場所に依存せずスムーズに対応が可能になります。

業務フローの見直し

電話対応から情報記録、担当者への伝達までのフローを整理することで効率化が可能です。例えば、クラウド上で通話内容を記録・共有することで、伝言漏れや情報の二重管理を防げます。誰がどの内容に対応したかを可視化することで、業務の属人化も防止できます。

優先度に応じた対応

すべての電話を同じように扱うのではなく、緊急性や重要性に応じて対応順を設定することも有効です。例えば、医療的に緊急性のある問い合わせは即対応、定型的な予約確認は後回し、といったルールを作ることで、業務効率を向上させられます。

不要な電話を減らす

広告営業や問い合わせの重複など、不要な電話が多い場合は、番号非公開やFAQページの整備、事前案内で対応可能です。これにより、スタッフは必要な対応に集中できます。

外部サービスの活用

電話代行サービスやオンコール代行サービスを活用する方法もあります。外部の専門オペレーターに一次対応を任せることで、スタッフは事務作業や診療準備に専念できます。また、夜間や休日の問い合わせにも対応可能になるため、患者満足度の向上にもつながります。

「Okitell365」は、在宅医療専門の電話代行サービスとして、業界では10年以上の長い歴史と実績を誇ります。

電話業務の負担を人員の増加で対応しようとすると、人材の採用や準備などに多くの労力を必要としますが、「Okitell365」を導入することで、業務開始がスムーズに進み、診療業務に専念できる環境を整えることができます。電話業務をアウトソーシングすることで、業務負担が軽減され、より多くの患者さまに対応できるようになり、患者さまの満足度の向上にも貢献します。

クリニックの開業から安定運営まで全面的にサポートを行うことができますので、ぜひ「Okitell365」をお役立てください。

導入事例

実際にOkitell365の電話代行サービスを導入され、業務効率アップを実現されたお客様の事例をご紹介いたします。

ひまわりホームクリニック様｜作業工数を大幅に削減

ひまわりホームクリニック様は、アウトソーシングサービスをうまく利用することで、電話対応の工数を大幅に軽減することに成功しました。その結果、情報確認や記録作成の手間が省け、より診療に集中できるように。
詳しいインタビューはこちらから

ホサナファミリークリニック様｜電話対応の負担が4割減

ホサナファミリークリニックでは、アウトソーシングサービスの利用により電話対応の負担軽減に成功し、診療の質向上や情報共有の円滑化を実現されました。
詳しいインタビューはこちらから

訪問診療クリニックにおいて、電話対応はスタッフの負担となり業務効率を下げる要因になりがちです。しかし、電話業務を効率化することで、スタッフは本来の事務作業や診療準備に集中でき、作業品質の向上や患者満足度の維持・向上につながります。

自動応答や業務フローの見直し、優先度設定、不要電話の削減、外部サービスの活用など、さまざまな方法を組み合わせることで、電話業務は大きく改善可能です。効率化により、事務スタッフの負担軽減だけでなく、クリニック全体の運営効率向上をめざしましょう。