訪問診療の採用を最適化！エージェントコントロールのコツ

需要が高まり続ける訪問診療の現場では、優秀な医師や看護師、コメディカルスタッフの確保が事業の成長を左右する重要な経営課題となっています。多くのクリニックや法人が人材紹介会社（エージェント）を活用していますが、「紹介の質が低い」「ミスマッチが多い」といった悩みを抱えてはいないでしょうか。
その解決策となるのが「エージェントコントロール」です。
本記事では、採用活動の成否を分けるエージェントコントロールの重要性と、その具体的な実践方法、そして専門家への外部委託という選択肢について解説します。

エージェントコントロールとは、採用側である医療機関が主導権を握り、人材紹介会社との連携を密にしながら、自院のニーズに最適な人材を効率的に獲得するための活動全般を指します。
エージェントを単なる「紹介待ち」の受け身な関係でなく、採用成功を共に目指す「パートナー」として捉え、積極的に情報を共有し、関係性を構築することが核心です。

1.エージェントに「優先すべきクリニック」と認識させるため

国内に数多く存在する人材紹介会社にとって、自院は多くの取引先の一つに過ぎません。
その中で「このクリニックに優先的に優秀な人材を紹介したい」と思ってもらうためには、他院との差別化が必要です。
密なコミュニケーションを通じて、自院の魅力やビジョンを熱心に伝えることで、エージェントの心を動かし、候補者紹介の優先順位を上げてもらうことができます。

ミスマッチをなくし、採用の質を高めるため

「訪問診療の経験者を求めていたのに、紹介されるのは未経験者ばかり…」 このようなミスマッチは、採用担当者とエージェント間のコミュニケーション不足が主な原因です。
求める人物像、必須スキル、クリニックの文化や価値観などを具体的かつ明確に伝えることで、エージェントは候補者探しの解像度を高めることができます。
結果として、ミスマッチが減り、採用の質と効率が格段に向上します。

ステップ1：パートナーとなるエージェントを厳選する

すべてのエージェントと均等に付き合う必要はありません。
訪問診療分野への深い理解と実績を持つエージェントを見極め、信頼できる数社に絞り込みましょう。
では、「信頼できるエージェント」とは何でしょうか。
それは、一言でいえば「解像度の高さ」にあります。
例えば、一般的なエージェントは「訪問診療の医師」という求人票を見て、「訪問診療の経験がある医師」を探して紹介します。
これは単なるキーワードでのマッチングです。

一方で、信頼できるエージェントは違います。
彼らは「訪問診療」という言葉を、以下のように具体的な業務の集合体として分解して考えます。

「ここのクリニックの1日の訪問件数は10件か。だとすると、一件一件じっくり向き合いたいタイプの先生が合いそうだ」
「夜間の緊急コールは看護師が最初に受ける体制（ファーストコール）か。それなら、オンコールの負担を減らしたいと考えている先生にも提案できる」
「運転は看護師が担当し、医師は診療に専念できるのか。これはペーパードライバーの先生にとって大きな魅力だ」

このように、求人票の裏側にある「実際の働き方」を深く理解し、それを候補者一人ひとりの経験や希望、価値観と丁寧につなぎ合わせる。
これができるのが、本当に信頼できるエージェントです。

ステップ2：求める人物像を「具体的」に伝える 

「経験豊富な医師」といった曖昧な伝え方では不十分です。
「在宅医療の経験が5年以上あり、緩和ケアに関心が高く、多職種連携を円滑に進められるコミュニケーション能力を持つ医師」のように、スキル、経験、人柄まで踏み込んで具体的に言語化し、共有しましょう。
クリニックの紹介資料や、活躍するスタッフの事例などを提供するのも効果的です。

ステップ3：選考状況の迅速な共有とフィードバック 

候補者の紹介を受けたら、書類選考や面接の結果を迅速にフィードバックすることが鉄則です。
特に不採用の場合は、その理由を具体的に伝えることで、エージェントは次回以降の紹介精度を高めることができます。
この丁寧なやり取りが、信頼関係を深め、より良い人材紹介へと繋がります。

一方で、良質なエージェントとの関係を築けず、採用に苦戦しているクリニックには共通の「NG行動」が見られます。
自院に当てはまっていないか、チェックしてみましょう。

NG行動①：求人票を渡すだけの「丸投げ」 

「あとはいい感じの人をお願いします」と、求人票を渡してエージェントに任せきりにするパターンです。
これでは求める人物像が正確に伝わらず、エージェントも手探りで候補者を探すしかなくなり、結果的にミスマッチが多発します。

NG行動②：レスポンスが遅い・選考が進まない 

優秀な候補者ほど、複数の医療機関を同時に検討しています。
書類選考の結果連絡や面接日程の調整が遅れると、その間に他の医療機関に決まってしまいます。
レスポンスの遅さは、エージェントからの信頼を失い「このクリニックに紹介しても決まらない」と判断される最大の原因です。

NG行動③：不採用理由を伝えない 

「今回はご縁がありませんでした」の一言で済ませていませんか？
なぜ不採用だったのか具体的な理由（例：「オンコール対応の経験が想定より少なかったため」など）を伝えないと、エージェントは学習できず、また同じようなミスマッチを繰り返してしまいます。
これらのNG行動は、エージェントのパフォーマンスを下げ、採用の成功を遠ざける要因となります。

ここまで理想的な進め方とNG行動を解説しましたが、「理想はわかるが、実践するのは難しい」と感じている方も多いのではないでしょうか。
そもそも専任の採用担当者がいるクリニックは少なく、院長先生や現場の職員が通常業務と兼任しているケースがほとんどです。
日々の診療や運営に追われる中で、複数のエージェントと密に連携し、採用活動の舵取りをするのは、あまりにも負担が大きいのが現実です。

そんな多忙なクリニック様にとって、効果的な一手となるのが、採用代行（RPO）サービスの活用です。

採用のプロに外部委託するメリット

①採用担当者の負担をゼロに

煩雑なエージェントとのやり取りや進捗管理をすべて代行するため、院長先生や職員の方は、面接などのコア業務に集中できます。

②採用のプロによる戦略的な活動

在宅医療の採用市場を熟知したプロが、貴院の魅力を最大限に引き出す求人票やアピール資料を作成し、戦略的に母集団形成を行います。
場当たり的な採用から脱却し、計画的な採用活動を実現します。

③客観的な視点によるミスマッチ防止

外部の専門家が介在することで、自院の魅力や課題を客観的に分析できます。
その上で、各エージェントに正確かつ魅力的な情報を提供し、ミスマッチのない質の高い紹介を引き出します。

採用難易度が高い訪問診療領域において、エージェントコントロールは人材確保を成功させるための生命線です。
しかし、その実践には専門的なノウハウと時間が必要なのも事実。
自院だけで抱え込まず、専門家の力を借りることが、成功への一番の近道です。
当法人では、貴院の状況やニーズに合わせて選べる2つの採用サービスをご用意しています。

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「採用に割く時間も人もいない」「戦略からすべてプロに任せて、コア業務に集中したい」
そのようなクリニック様には、採用支援（RPO）サービスが最適です。
在宅医療に特化した専門家が、貴院の採用担当としてエージェントコントロールから採用戦略の策定、面接調整までトータルで伴走します。
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