制度

電子帳簿保存法の改正が進み、電子データ化を検討しているものの、どう対応したらよいかわからない方がいるのではないでしょうか。


本記事では、訪問診療クリニックが知っておくべき電子帳簿保存法について解説します。書類整理のポイントを理解し、適切なデータ管理をおこなうための環境を作りましょう。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法が定める電子保存形式

電子帳簿保存法が定める電子保存形式には以下3つのパターンがあります。

• 電子帳簿等保存
• スキャナ保存
• 電子取引

電子帳簿等保存やスキャナ保存の場合は任意ですが、電子取引の場合は、必ず電子データとして保存する義務があります。

電子帳簿等保存

電子帳簿保存とは、電子的に作成した帳簿や書類を電子データのまま保存する形式です。対象となるものは、以下の帳簿・書類です。

• 決算関係書類（損益計算書・賃借対照表など）
• 国税関係帳簿（売上帳・経費帳・総勘定元帳・仕入張・仕訳帳など）
• その他の書類（見積書・請求書・納品書・領収書）

なお、電子帳簿保存は任意であり、保存が強制されるものではありません。

スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙の書類をスマホやスキャナで読み取って保存する形式です。対象となるものは、契約書や納品書、請求書や領収書などを指します。

なお、スキャナ保存は任意であり、保存が強制されるものではありません。

電子取引

メールやFAX、Webサイトや電子契約などで受け取ったり、送付したりした電子取引時のデータが対象です。電子取引の例としては、以下のようなものが挙げられます。

• Amazonなどでの物品発注
• Google広告Yahoo広告などのネット広告の出稿
• HP制作業者とのメールのやり取り

なお、電子取引の場合は、必ず電子データとして保存する必要があります。

訪問診療クリニックがおこなうべき対応

電子帳簿保存法に違反しないために、訪問診療クリニックがおこなうべき対応内容は以下のとおりです。

• 電子取引データの保存・管理体制の整備
• クリニックスタッフへの周知徹底
• 事務処理規程の作成

電子帳簿保存法を遵守し、必要な書類・帳簿を適切に保存・管理していきましょう。

電子取引データの保存・管理体制の整備

電子帳簿保存法では、保存した電子データを検索したり表示したりして管理する必要があります。管理方法としては、おもに以下2つが挙げられます。

規則的なファイル名をつける

データのファイル名に日付や金額、取引先名などを入力し、規則性をもたせた状態で特定のフォルダに保存することが大切です。
規則性をもたせた状態にすると、検索機能が有効になり、データを確認したいときに瞬時に参照できます。

表計算ソフトなどで索引簿を作成する

表計算ソフトなどで索引簿を作成し、ソフトの機能を活用して検索すると、確認したいデータが参照しやすくなります。

クリニックスタッフへの周知徹底

院長だけでなく、受付担当や看護師など、クリニックに関わるすべてのスタッフが電子帳簿保存法の知識を身につけることが大切です。
クリニック内の全スタッフが、紙で保管しても問題ない書類、電子データとして保存が必須なものを見極められるようにしましょう。

事務処理規程の作成

電子帳簿保存法では、電子取引データが改ざんされていないことを証明するために、事務処理規定を作成する必要があります。

事務処理規定を策定することで、電子取引データを適切に保存・管理することが可能です。以下の国税庁のホームページ上に公開されている事務処理規定の雛形を活用し、クリニック内で適切なルールを作成しましょう。

電子帳簿保存法をおこなうメリット

電子帳簿保存法に基づく体制を整える際は、以下のメリットを把握したうえで取り組むことをおすすめします。

• 経費削減
• セキュリティ対策
• 業務効率の向上
• 省スペース化

クリニック内でデータを適切に管理し、効率的に活用するためには、電子データでの保存が必要不可欠です。

経費削減

書類や帳簿を電子データで保存すると、管理・ファイリングのために発生する設置スペース代や人件費などを削減できます。
また、従来発生していた印刷代やインク代、取引先への輸送費なども削減できるでしょう。

セキュリティ対策

書類や帳簿を電子データに変換すると、セキュリティ対策が強化され、データの破損や紛失などのリスクが低減できます。
紙で保存すると、不特定多数の人に閲覧されたり、改ざんされたりするリスクが発生します。
一方で、電子データで保存する場合はロックをかけることが可能なため、改ざんされるリスクが減らせます。

また、データをクラウド上で保存すると、破損や紛失のリスクが回避しやすくなるでしょう。

業務効率の向上

電子データの保存を進めると、データの保管・閲覧・破棄の点でメリットが生まれます。たとえば、紙でデータを保管する場合、ファイルを発注して、ラベルを付ける必要があります。
一方で、電子データで保管するとPC上で簡単にファイル名を入力することで完結するため、保存の手間を省くことが可能です。

また、データの閲覧をする際、紙で保存したデータを参照する場合は該当のファイルを見つけ出す時間がかかるケースがあります。
一方で、電子データを閲覧する場合は、日付やファイル名などを検索することで瞬時にデータを見つけ出せます。

データを破棄する場合は、紙の場合だと溶融処理などが必要ですが、電子データであれば一瞬で削除が可能な点もメリットといえます。

省スペース化

帳簿や書類を電子データで保管すると、従来発生していた保管のためのスペースが削減できます。
紙でデータを保存する場合、数年にわたって保存しなければならないため、膨大な保管スペースが必要になります。
一方で、電子データ化すると設置スペースが削減できるため、クリニックを広々と活用することが可能です。

電子帳簿保存法をおこなうデメリット

電子帳簿保存法に基づく体制を整える際は、以下のメリットを把握したうえで取り組むことをおすすめします。

• システム障害のリスク
• データ管理に手間がかかる
• システム導入にともなうコスト

データ管理をおこなうための環境を作るために、時間とコストがかかる点をあらかじめ把握しておきましょう。

システム障害のリスク

電子データを格納するパソコンが故障したり、ネットワークが遮断されたりすると、データが閲覧できなくなるおそれがあります。
対策として、クラウド上でデータを保存し、システム障害が起きてもすぐに復旧できる体制を整える必要があるでしょう。

データ管理に手間がかかる

データ管理をおこなうためのシステムを導入する場合、運用ルールの取り決めや研修の実施が必要になります。
システムによる電子データを扱う場合は、計画的にスケジュールを組み、データ管理のための環境を整えましょう。

システム導入にかかるコスト

電子データを保存するためのシステムを導入する場合は、初期導入費用とランニングコストが発生します。
とくに、クラウドサービスの場合は月額費用が発生するため、維持費がどのぐらいかかるかをあらかじめ把握することが大切です。

電子帳簿保存法に関するよくある質問

電子帳簿保存法に関するよくある質問は以下の通りです。
電子帳簿保存法を正しく理解し、クリニックの運用に合うシステムを選びましょう。

まとめ

電子帳簿保存法をおこなうことで、経費やスペースを削減し、業務効率の向上やセキュリティ対策の強化が期待できます。

電子データを保存する際は、規則的なファイル名をつけたり、表計算ソフトなどで索引簿を作成したりして適切に管理することが大切です。

必要なデータを速やかに参照するために、適切なルールやシステムを活用しながら電子帳簿保存法に対応していきましょう。

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